全社員への移転作業の説明
社員への説明が不十分な状態で移転の作業を行っていくと、スムーズに移転作業が行えず、搬入物が適切な場所に届かないなどのトラブルが発生するおそれがあります。オフィスの引越しの際には、移転当日までの作業手順や、移転後の作業内容をマニュアルにし、全社員へ配布、説明を行うことが大切です。
引越しの準備
荷物の梱包作業
引越しの前日までに、梱包作業が必要になります。 移転日前に引越し業者からダンボールなどの梱包資材が届きますので、荷物を机やキャビネットごとに梱包します。移転先のオフィスレイアウトの図面を作成する際には、それぞれの机やキャビネットに番号を振っておき、ダンボールに貼るラベルにその番号を書いておきます。それにより、引越し業者が、番号に従って搬入作業を行います。 なお、貴重品や重要な書類などについては、紛失すると困るので、出来る限り個人で運ぶことが望ましいです。
ラベリングの注意点
荷物の移動は、ラベルに記載された番号によって行われます。ラベルが貼られていない場合、必要な場所へ搬入されず、紛失するなどのおそれがあります。また、ラベルは貼っていても、当日の慌しい作業の中で、違う場所へ搬入されるなども考えられます。このため、なるべくラベルは、ダンボールの上部、側面など何箇所かに貼ることにより、見やすくしておくのもポイントの一つです
コピー機などの業者との打合せ
パソコンやコピー機などは、オフィス移転後、調整が必要になる場合があるため、各業者との打合せをしておくことが望まれます。
移転案内状の送付
得意先、取引銀行など、各業者への住所変更、電話番号変更などの連絡が必要になるため、連絡先一覧を整理することが望ましいです。通常、移転案内状を、移転の２週間前くらいに届くように送付します。
